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サイトポリシー

賃貸Naviを営業する扶桑管理サービス株式会社(以下、「当社」といいます)は、個人情報取り扱い事業者として個人情報保護に関連する法令を遵守し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報の保護に努めます。 なお、本基本方針については、当社のインターネットホームページ、会社案内等に掲載することにより、いつでも閲覧可能な状態にするものとします。

個人情報に対する基本方針

当社は、個人情報について、関係法令その他の規範及び当社策定かかる各種規程等の定めるところに従い、当社において業務に従事する全てのものに対しての周知・徹底を図り、適切にこれを取り扱います。

個人情報の適切な収集、利用、提供、委託

(1) 個人情報の収集にあたっては、利用目的を明示した上で、必要な範囲の情報を収集し、利用目的を 通知または公表し、その範囲内で利用します。
(2)

収集した個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供または開示することはしません。

  • ※あらかじめ本人の同意を得た場合
  • ※個人情報保護法の保護に関する法律第23条第2項(オプトアウト)ないし同第4項(共同利用)の方法による場合
  • ※法令等の規定に従い、提供または開示する場合
(3) 個人情報を第三者に委託して利用する場合は、当該等第三者における安全管理措置の状況等に照らし、委託を行うことの適切性を検討すると共に、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、委託先への適切な監督をします。

個人情報の安全管理措置

個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、またはき損の予防及び是正のため、 当社内において規程を整備し安全対策に努めます。

改善措置

個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また必要に応じて本方針 をはじめ各種規程等に月、変更、修正、または追加を行うなど、改善をするよう努めます。

開示、訂正請求等への対応

当社が本個人情報保護方針を遵守していないと思われる場合、及び本人の個人情報の開示、 訂正、追加または削除、利用停止などを希望される場合には、下記までお問い合わせ下さい。合理的な期間、 妥当な範囲内でこれに対応いたします。

苦情の処理

当社は個人情報取扱に関する苦情に対し、適切かつ迅速な処理に努めます。

問い合わせ先

お客さまの個人情報に関するお問い合わせは、下記窓口にて受け付けています。

【総合お問い合わせ窓口】

扶桑管理サービス株式会社 個人情報保護委員会

住所:〒196-0015 東京都昭島市昭和町一丁目13-10
TEL:042-545-0617 FAX:042-546-4500
営業時間外のお問い合わせは、2営業日以内に対応いたします

個人情報のお取り扱いについて

当社は個人情報を以下の目的で利用させて頂きます。

(1) 不動産の売買、賃貸借、仲介、管理等に関する契約(連帯保証契約を含む)を締結することおよび契約に基づく役務を提供すること
(2) 不動産の売買、賃貸借、仲介、管理等に関する情報を提供すること
(3)

1・2の目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方および売買・賃借希望者、他の宅建取引業者、指定流通機構、物件情報を書面又はインターネットで提供する者・団体・広告会社、融資に関わる金融機関、登記等に関わる司法書士その他専門家、提携損害保険会社、不動産管理業者、保証委託又は、お客様の同意を得た第三者に対して提供すること。
なお、契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合および、指定流通機構に登録されている物件についてご契約される場合には、個人情報を次の通り利用いたします。

  • 契約が成立した場合には、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知いたします。
  • 指定流通機構は、物件情報および成約情報(成約情報は、売主様・買主様・貸主様・借主様の氏名を含まず、物件の概要・契約年月日・成約価格などの情報で構成されています)を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用いたします。
  • 提供される情報は、氏名、住所、電話番号、物件情報その他必要な項目です。
  • 提供は、書面・電話・電子メール・インターネット・広告媒体等の手段で行います。
  • ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止いたします。
    • ※専属専任媒介契約・専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録および成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務づけられます。
(4) 上記1および2の役務、情報を提供するために郵便物、電話、電子メール等により連絡すること。
(5) お客様からのお問い合わせに応じる為および、4の目的を達成するために必要に応じて保管すること。
(6) 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿としておよびその資料として保管すること。
(7)

不動産の売買、賃貸借等に価格査定を行うこと。
なお、価格査定に基づいた成約情報につきましては、宅地建物取引業法第34条の2台2項に規定する「意見の提供」として仲介の依頼者に提供することがあります。

  • 提供される情報は、売主様・買主様・貸主様・貸主様の氏名を含まず、成約物件の特定が困難となる工夫を施した物件の概要・成約価格などの項目です。
  • 提供は書面、電子メール等の手段で行います。
  • ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止いたします。
(8) 市場動向分析を行うこと
(9)

個人情報記載の資料等と主たる利用目的

お客様受付カード
資料請求フォーム
およびメールアドレス
お客様の情報や希望条件を記入していただき、希望にあった物件を紹介するため
登記簿、測量図、公図、図面、写真、間取図 当該物件の権利関係、状況、隣地、境界、位置関係、面積等を明確にするため
顧客物件台帳 媒介又は管理を依頼された物件を整理しておくため
依頼物件の個別賃貸条件 個別の物件ごとに賃貸条件を整理し、入居希望者に対し適切な情報提供をできるようにするため
入居申込書 入居希望者に契約申込の意思表示をしてもらうため
公的身分証明書
住民票
入居希望者の本人及び保証人様確認をするため
源泉徴収票等 収入を確認するため
重要事項説明書 宅地建物取引業法第35条に定める重要事項を説明するため、宅地建物取引業法第49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します
賃貸借契約書 不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに、宅地建物取引業法第37条に定める書面を交付するため、宅地建物取引業法第49条に基づき写しを取引台帳として5年以上保存します
連帯保証人引受承諾書
印鑑証明書
連帯保証人が特定の賃貸借契約につき、連帯保証する意志があることを明らかにするため
入退去時の物件状況および
原状回復確認リスト
入居時に物件の状態を確認するため
鍵受領書 借主に鍵を渡したことを証明するため
月次報告書 貸主に対し、物件の管理状況を報告するため
賃貸借契約締結に関わる
代行処理依頼書
賃貸借契約の場に貸主が出席しない場合、宅地建物取引主任者が使者となり、貸主を代行して契約を締結するため
賃料等収納状況表 賃料等の収納状況について貸し主に報告するため
賃料等収納金の送金について 領収した賃料等について、貸主への送金報告のため
家賃滞納督促 家賃未払い・滞納の場合、借主に催告するため
賃料支払い確認書 借主に滞納家賃の支払いを約束してもらうため
賃貸借契約解除通知書
退室通知書
契約期間中に貸主あるいは借主の都合により賃貸借契約を終了させるため、退去後の連絡先を確認するため
期間満了・更新のお知らせ 契約期間が満了するにあたり、貸主側で契約更新をしてもよいと考えている場合、貸主の意向を確認するため
退去案内通知 退去手続きが円滑に行くように、貸主に対し、退去の際の手続きとして案内するため
修繕費用負担額合意書 退去時の修繕、原状回復費用を合意するため
敷金精算証明書 敷金返還の際に精算内容を明らかにするため、敷金返却先口座を明らかにするため
管理委託契約書 貸主が当社に対し不動産の管理を委託するため
賃貸借媒介・代理契約書 貸主が当社に対し、目的物件の媒介または代理を依頼するため
修理依頼について 修理・営繕・清掃を目的とした修理等業者へ連絡するため
提携会社への依頼について お客様へのサービス提供のための当社提携会社
(保険会社・保証会社・インターネット接続会社・管理委託会社)

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